Verandermanagement plan: uitleg en voorbeeld

Verandermanagement plan: in dit artikel wordt het verandermanagementplan praktisch uitgelegd. Het artikel begint informatie over de noodzaak van het hebben van een goed verandermanagement plan, gevolgd door een handig stappenplan. Het artikel bevat ook een downloadbaar template om direct zelf aan de slag te gaan met het opstellen van een verandermanagement plan. Veel leesplezier!

Wat is een verandermanagement plan? De uitleg

Verandering is moeilijk. Tot die conclusie zijn talloze bedrijven gekomen sinds het bestaan van het bedrijf. De meeste pogingen tot veranderingen mislukken vanwege een gebrek aan begrip onder de werknemers. Dat gebrek aan begrip gaat vooral over de verandering van de dynamiek in de organisatie. Lopende bedrijven werken als een biologisch systeem dat in evenwicht is door zich te verzetten tegen invloeden en onderbrekingen. Het systeem als geheel biedt daarom routinematig tegen pogingen om de organisatie te veranderen.

Succesvolle veranderingsinitiatieven vereisen daarom een gestructureerde aanpak en voldoende draagkracht van het personeel. Communicatie is hierin een sleutelwoord. Het belangrijkste onderdeel van elk veranderingsinitiatief is het verkopen ervan. Een belangrijk element van het verandermanagement plan is daarom een communicatieplan. Veel organisaties behandelen deze initiatieven volgens projectmanagementprincipes.

Voorbereiding is cruciaal. Het resultaat van deze voorbereiding is het zogeheten verandermanagement plan. Dit plan dient als een blauwdruk of routekaart voor het initiatief. Alle concrete stappen die genomen moeten worden zijn erin opgenomen, inclusief alle tools en methoden die ingezet worden. Ook de nieuwe rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers worden erin opgenomen.

Voorbeelden van verandermanagement methoden

Enkele voorbeelden van deze tools en methoden zijn:

• Kurt Lewin change model
• 7S model van McKinsey
• ADKAR model
• Bridges transition model
• Satir change management model
• 8 fasen model van John Kotter
• PDCA cyclus van Deming

Hoewel al deze modellen en theorieën populair zijn, is het 8 fasen model van Kotter waarschijnlijk de meest gebruikte. Het model bestaat uit acht stappen die een organisatie moet doorlopen om het proces goed te beheren. Dat maakt het een geschikt model om een volledig verandermanagementplan op te baseren.

Het model begint met de identificatie van een reden voor verandering binnen een organisatie en het verzamelen en analyseren van gegevens om de status-quo goed te begrijpen. De volgende stap gaat om het ontwikkelen van een sterke visie en strategie voor de gewenste toekomstige situatie. Onderdeel hiervan is communicatie met belanghebbenden, en creëren van draagkracht onder werknemers, het ontwikkelen van een implementatieplan en het kiezen van een evaluatiemethode om het succes van het initiatief te meten.

Kernelementen in een verandermanagement plan

Samengevat moet het verandermanagementplan in ieder geval de volgende elementen bevatten:

1. Geldige argumenten voor verandering
2. Een communicatieplan
3. Het managen van weerstand onder werknemers
4. Een methode voor het meten van de voortgang
5. Een implementatieplan, inclusief evaluatiemethode en trainingsplan

Stappenplan voor het ontwikkelen van een verandermanagement plan

Verandering is in veel gevallen ontmoedigend, zo hebben we gezien, maar een strategisch plan kan helpen om eventuele spanning en weerstand weg te nemen. Volg de volgende stappen in het proces van verandermanagement.

Stap 1: stel een team samen

Rome is niet in een dag gebouwd, en al helemaal niet door 1 persoon. Een goed plan vereist dus teamwerk. Het samenstellen en opbouwen van een sterk team is daarom de eerste stap. Veel veranderingsmanagementteams bestaan uit mensen van alle lagen van de organisatie. Belangrijk is wel dat ze tijd kunnen besteden aan het werken aan dit initiatief.

Leidinggevenden zullen met een ander perspectief naar de vergadertafel komen dan mensen op instapniveau. Beide stemmen dienen gehoord te worden. Zorg ervoor dat leidinggevenden vooraf informatie inwinnen bij de mensen die onder hun staan over het onderwerp dat besproken wordt. Zij kunnen vaak waardevolle informatie leveren over de dagelijkse gang van zaken. Laat leidinggevenden ook een verzoekplan indienen voor hetgeen zij willen bespreken en behandelen.

Stap 2: stel doelen

Bepaal welke doelen behaald moeten worden aan het einde van de overgangsfase naar de nieuwe status-quo. Dat betekent dus dat u in beeld moet hebben hoe u wil dat de organisatie eruit ziet als de veranderingen zijn voltooid. Begrijp hoe de gewenste verandering uw personeel beïnvloedt, uw klanten en uw partners. Moeten klanten worden ingelicht over de verandering? Of moet een leverancier zijn geleverde apparatuur aanpassen om te kunnen voldoen aan de wijzigingen en nieuwe wensen?

Probeer zoveel mogelijk mensen op tijd op de hoogte te stellen en tevreden te houden.

Versterk elk doel met het toewijzen van een key performance indicator (KPI). Dit is een meetbaar stukje informatie dat iets zegt over de effectiviteit van de voortgang van een doel.

Stap 3: schrijf een verandermanagement plan

Nu het team is vastgesteld en de doelstellingen helder zijn, is het tijd om het daadwerkelijke verandermanagementplan op te stellen. Gebruik hiervoor het Toolshero verandermanagement plan template hieronder en pas deze aan naar wens. Stel een checklist op met de uit te voeren taken en neem elk punt op dat het team dient uit te voeren. Geef het personeel ook de gelegenheid om feedback te geven op het plan. Duidelijke communicatie is essentieel.

Stel een tijdlijn op wanneer de checklist compleet is. Overweeg belangrijke zaken zoals tussentijdse deadlines en de datum waarop het project naar de overgangsfase gaat. Gebruik zo nodig een goede projectmanagementtool. Dat is in veel gevallen verstandig omdat een verandering afhankelijk is van veel variabelen.

Stap 4: voer het plan uit

Het plan is compleet, de tijdlijn is helder en de checklist ligt klaar. Begin nu met het implementeren van het plan. Belangrijk is om het besluitvormingsproces tijdig vast te stellen. Hoe gaat het team om met onvoorzien omstandigheden? Hoe worden verrassingen aangepakt? Wie maakt beslissingen over tijdlijnen en vertragingen?

Zorg dat iedereen in het team enthousiast blijft door middel van duidelijke en positieve communicatie. Deel successen met de leiding, moedig medewerkers aan en biedt hen voldoende mogelijkheden om hun hart te luchten wanneer zij tegen problemen aanlopen. Overweeg ook het geven van beloningen aan afdelingen en sleutelfiguren die als eerste de veranderingen goed oppakken.

Stap 5: blijf ondersteunen

De verandering is op dit moment waarschijnlijk volledig doorgevoerd, maar het blijft nodig om te monitoren voordat er gesproken kan worden van een nieuwe status-quo. Blijf duidelijk communiceren en blijf het nut van de verandering herhalen. Biedt hulp aan de mensen die dat nodig hebben en pak problemen vroegtijdig aan. Het kan zomaar voorkomen dat problemen uitgroeien tot grotere problemen als er niet tijdig wordt ingegrepen aan het begin van de fase na de overgang.

Stap 6: verwacht weerstand

Zoals gezien vinden veel mensen het moeilijk om te veranderen waar ze aan gewend zijn. Het is vrijwel zeker dat er op zijn minst iemand zich zal verzetten tegen de voorgestelde veranderingen. Ook nadat het initiatief is doorgevoerd kan weerstand blijven. Hoe op deze weerstand gereageerd wordt is zeer belangrijk. Ontwikkel daarom een plan om met weerstand om te gaan.

Verandermanagement plan voorbeeld en template

Voor het schrijven van een verandermanagement plan kunt u gebruik maken van dit kant-en-klare voorbeeld en template in .DOC-formaat.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het verandermanagement plan? Wordt er in jouw werkomgeving voldoende werk gemaakt van het creëren van draagkracht voor veranderingsinitiatieven? Of heb je het gevoel dat het personeel in het diepe wordt gegooid bij verandering? Heb je tips of opmerkingen over dit artikel? Of mis je nog informatie over een onderwerp dat gerelateerd is aan verandermanagement?

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij bepaald gedrag dat je hebt overgenomen of aangepast nadat je observeerde hoe iemand anders dit deed? Zie jij andere mensen gedrag imiteren van rolmodellen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. By, R. T. (2005). Organisational change management: A critical review. Journal of change management, 5(4), 369-380.
2. Orlikowski, W. J., & Hofman, J. D. (1997). An improvisational model for change management: The case of groupware technologies. Sloan management review, 38(2), l.
3. Siebert, S., Paton, R. A., & McCalman, J. (2015). Change management: A guide to effective implementation. Change Management, 1-336.
4. Torppa, C. B., & Smith, K. L. (2011). Organizational change management: A test of the effectiveness of a communication plan. Communication Research Reports, 28(1), 62-73.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2024). Verandermanagement plan. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/verandermanagement/verandermanagement-plan/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 01/07/2024 | Laatste update: 01/07/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/verandermanagement/verandermanagement-plan/”>Toolshero: Verandermanagement plan</a>

Artikel door:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.